Code web phần mềm quản lý nhân sự

1.Nội dung chi tiết:

1. Quản lý nhân sự:

   1. Quản lý Cơ cấu tổ chức

Quản lý cơ cấu tổ chức trên toàn Tổng Công ty theo sơ đồ hình cây, chi tiết theo các yếu tố sau:

• Quản lý theo Khối

• Quản lý theo Phòng ban

• Quản lý theo Bộ phận

• Quản lý theo Cấp bậc

• Để phục vụ mục đích xây dựng được một hệ thống Quản trị Nguồn nhân lực tập trung, thống nhất trên toàn Tổng Công ty, hệ thống các danh mục sẽ được thống nhất khai báo sử dụng chung cho toàn bộ Tổng Công ty.

+ Đánh mã các phòng ban, bộ phận để dễ dàng trong việc theo dõi và tìm kiếm thông tin trên hệ thống. Mã phòng ban, bộ phận cần dễ nhận diện, thể hiện được đơn vị công tác và phòng ban công tác.

+ Đánh mã cán bộ, nhân viên trên hệ thống. Thống nhất quy tắc đánh mã cho toàn đơn vị. Mã nhân sự là duy nhất, nên xây dựng mã nhân sự đơn giản, dễ nhớ.

+ Thống nhất danh mục chức danh, vị trí công tác chung giữa bộ phận nhân sự, quy hoạch, đào tạo, khen thưởng, lương.

1. Quản lý Hồ sơ nhân sự:

• Hệ thống phân cấp quản lý:

+ Khối cơ quan (hơn 300 nhân sự) bộ phận nhân sự trên Tổng công ty quản lý và cập nhập dữ liệu vào phần mềm

+ Khối đơn vị: Dưới đơn vị quản lý và cập nhập dữ liệu vào phần mềm, bộ phận nhân sự trên tổng thanh tra, kiểm tra và giám sát các thông tin.

+ Điều động vị trí nhân sự trong nội bộ đơn vị: Giám đốc đơn vị ban hành quyết định điều động (dưới sự chấp thuận của Tổng công ty)

+ Điều động vị trí giữa các đơn vị: Trên Tổng công ty điều động

• Hệ thống cho phép quản lý toàn bộ thông tin cá nhân của nhân sự, đính kèm các hồ sơ giấy tờ liên quan đến nhân sự. Những thông tin cơ bản của nhân sự sẽ được quản lý trên hệ thống phần mềm, những thông tin từ mục 26 (theo mẫu 2c/TCTW) sẽ được làm File đính kèm trên Hệ thống phần mềm, mẫu hồ sơ công chức viên chức, phiếu đảng viên và các thông tin khác cũng sẽ được đính kèm File dữ liệu theo từng nhân sự để quản lý:

+ Thông tin chung: Mã hồ sơ, tên, tuổi, ngày tháng năm sinh, quê quán, giới tính, nơi thường trú, số điện thoại, email, CMTND, CCCD, dân tộc, tôn giáo, trình độ chính trị xã hội. Lưu trữ ảnh nhân viên.

+ Chi tiết thông tin quan hệ gia đình.

+ Trình độ chuyên môn: Lưu trữ thông tin bằng cấp, chứng chỉ, giấy phép, và ngày hết hạn.

+ Quá trình đào tạo: Các khóa đào tạo đã tham gia, thời gian tham gia, kết quả đào tạo của từng khóa

·Chức năng cho phép người dùng sau khi đăng nhập hệ thống có thể Thêm mới, chỉnh sửa hoặc xoá thông tin hồ sơ liên quan đến nhân sự

• Hệ thống phần mềm cho phép quản lý chi tiết thông tin nhân sự về: số thẻ BHYT, nhóm máu, chiều cao, kết quả những lần khám sức khỏe định kỳ hàng năm (thị lực, huyết áp, cân nặng, hồng cầu,…)

• Hệ thống phần mềm tự động Cảnh báo lỗi trong quá trình nhập liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí như: trùng CMND, trùng số Thuế, BHXH, ...

• Hệ thống hiện tại cho phép người dùng có thể upload các file đính kèm như: bằng cấp, chứng chỉ khen thưởng,... để lưu trữ dữ liệu, soạn thảo và in hồ sơ nhân sự

• Hệ thống phần mềm sẽ cho phép người dùng khai báo các trường thông tin: nhân sự làm việc môi trường đặc biệt, danh sách cán bộ trong đội PCCC, an toàn vệ sinh,...

• Hệ thống phần mềm cho phép người dùng khai báo các quyết định cho từng nhân sự: VD: Quyết định khen thưởng, Quyết định phạt, kỷ luật, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định điều chuyển nhân sự, Quyết định tăng lương, Quyết định thôi việc,….

• Hệ thống phần mềm cho phép quản lý đánh giá cán bộ: Hoàn thành/ Hoàn thành xuất sắc,…..

• Hệ thống phần mềm cho phép kê khai tài sản cá nhân của các cán bộ (từ phó phòng trở lên mới cần nhập, cập nhập những tài sản trên 50 triệu) thông tin gồm ngày tăng giảm tài sản, tên tài sản, giá trị tài sản, ghi chú.

• Hệ thống phần mềm hỗ trợ in các bảng biểu mẫu tuỳ biến theo các điều kiện lọc để khai thác tối đa dữ liệu hệ thống.

• Hệ thống phần mềm cho phép người dùng quản lý các thông tin kỷ luật:

+ Hệ thống phần mềm cho phép Quản lý thông tin kỷ luật, khiếu nại tố cáo đối với cán bộ, đơn vị, phòng ban

+ Hệ thống phần mềm cho phép khai báo thông tin về người lao động sinh con thứ 3, thứ 4…

+ Kỷ luật: phạt hành chính (có đưa vào bình xét thi đua khen thưởng, hoặc bình nâng bậc lương không?)

• Hệ thống cho phép người dùng xây dựng và khai báo các tiêu chuẩn chức danh đối với từng vị trí công tác. Mỗi tiêu chuẩn chức danh có mức điểm đạt nhất định:

+ Xây dựng cây chức danh

+ Lập mức tiêu chuẩn cho từng chức danh: Bằng cấp, Trình độ (Khối kinh tế/ Khối kỹ thuật/ Khối không lưu), Tiếng anh,….

• So sánh trình độ hiện tại của mỗi nhân sự với chức danh đang nắm giữ

• Quy hoạch: Mỗi năm quy hoạch 1 đợt (thường 6 tháng đầu năm)

+ 1 người không quy hoạch quá 3 chức danh

+ Phần mềm xây dựng Báo cáo thống kế theo độ tuổi, trình độ. Hỗ trợ người dùng lọc ra các nhân sự thỏa mãn điều kiện để quy hoạch 1 chức vụ nào đó

+ Đơn vị trình thông tin quy hoạch lên trên Tổng công ty

+ Cập nhập thông tin quy hoạch lên phần mềm

• Bổ nhiệm cán bộ:

+ Bổ nhiệm mới: không theo quy luật

+ Bổ nhiệm lại: 5 năm bổ nhiệm 1 lần:

• Báo cáo những cán bộ sắp đến hạn bổ nhiệm lại (trước 4 tháng)

• 1 chức vụ không giữ quá 2 nhiệm kỳ, khi sắp hết thời gian giữ 2 nhiệm kỳ -> Phần mềm cung cấp Báo cáo những cán bộ sắp hết 2 nhiệm kỳ (trước 2 năm)

+ Báo cáo cảnh báo những nhân sự sắp hết hạn bổ nhiệm nhưng không đủ điều kiện để bổ nhiệm thêm 1 nhiệm kỳ mới (VD: 1 nhiệm kỳ kéo dài 5 năm, 60 tuổi về hưu thì nhân sự 58 tuổi sẽ không đủ 5 năm để hoàn thành 1 nhiệm kỳ mới)

+ Theo dõi quá trình bổ nhiệm (Ngày ra quyết đinh, Số quyết định, ngày hiệu lực, thời gian, số lần bổ nhiệm chức vụ này (lần 1/lần 2).

+ Lưu các hồ sơ bổ nhiệm lên phần mềm

• Chức danh phụ: kiêm nhiệm

+ Tổng công ty thành lập các tổ: VD: Ban phòng chống Covid, Tổ hội đồng…

+ Các đơn vị sẽ đề cử cán bộ, lao động vào các tổ

+ Hệ thống phần mềm cung cấp báo cáo thống kê các chức danh phụ của từng nhân sự

1. Quản lý hợp đồng lao động:

• Chức năng quản lý hợp động lao động theo dõi hợp đồng lao động với các nhân viên, quản lý chi tiết thông tin nhân sự từ khi thử việc, ký hợp đồng chính thức cho đến khi nghỉ việc hoặc nghỉ hưu:

• Xây dựng hợp đồng theo các mẫu đã chuẩn hóa dựa trên nơi ký hợp đồng, hình thức hợp đồng

• Các cam kết đính kèm khi ký hợp đồng lao động

• In hợp đồng lao động theo mẫu quy định hiện có

• Hệ thống cung cấp báo cáo các hợp đồng sắp hết hạn để chuyển hợp đồng

• Hệ thống cho phép khai báo các hình thức hợp đồng hiện đang được sử dụng tại Tổng công ty

• Hệ thống cho phép cập nhập thông tin thanh lý, chấm dứt hợp đồng của nhân sự

• Quản lý và theo dõi đầy đủ thông tin, lịch sử quá trình hợp đồng nhân sự từ khi kí kết hợp đồng

• Hệ thống phần mềm thiết lập nhanh các báo cáo nhân sự, lý lịch trích ngang cán bộ trong toàn Tổng công ty.

• Hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ kết nối giữa hợp đồng lao động chính và các phụ lục hợp đồng khi có sự thay đổi

• Tạm hoãn hợp đồng lao động

+ Có quyết định tạm hoãn hợp đồng lao động: tạm hoãn từ thời gian, đến thời gian

+ Hệ thống phần mềm cung cấp báo cáo các hợp đồng sắp hết thời hạn tạm hoãn để đơn vị liên hệ với lao động và ký lại hợp đồng lao động

+ Sau khi hết thời hạn tạm hoãn (sau 15 ngày) mà lao động không đến công ty. Bộ phân nhân sự cập nhập chấm dứt hợp đồng trên phần mềm

1. Quyết định nghỉ việc:

+ Hệ thống phần mềm hỗ trợ in các quyết định nghỉ việc như: Biên bản thanh lý hợp đồng, quyết định chấm dứt hợp đồng, quyết định hưu trí,... dựa trên các thông tin mà người dùng khai báo

+ Hệ thống phần mềm cho phép thống kê và in danh sách nhân sự nghỉ việc dựa trên các điều kiện lọc trên Hệ thống phần mềm

+ Hệ thống phần mềm sẽ xây dựng khai báo các trang thiết bị, công cụ,... mà nhân sự khi nghỉ việc phải bàn giao lại cho Công ty để hỗ trợ người dùng quản lý

1. Quản lý các quá trình trong thời gian công tác của nhân sự:

+  Hệ thống phần mềm cho phép quản lý quá trình công tác của nhân sự tại toàn Tổng công ty:

• Cập nhật/Tổng hợp các quá trình như: đào tạo, công tác; điều chuyển nội bộ; thăng tiến; lương; khen thưởng; kỷ luật, …

• Hệ thống phần mềm hỗ trợ soạn thảo và in các quyết định bổ nhiệm, nghỉ việc, điều chuyển nội bộ, tăng lương, khen thưởng – kỷ luật.

• Hệ thống phần mềm cho phép quản lý danh sách cán bộ sắp hết hạn được nghỉ thai sản, nghỉ điều dưỡng sau tai nạn hoặc theo tiêu chuẩn của Tổng công ty

+ Hệ thống phần mềm cho phép quản lý quá trình chăm sóc sức khỏe của nhân sự tại toàn Tổng công ty

• Hệ thống phần mềm quản lý thông tin về cán bộ mắc các bệnh nghề nghiệp, mãn tính

+  Hệ thống phần mềm đã xây dựng các báo cáo, thống kê theo từng nhân sự:

• Thống kê nhân viên văn phòng, nhân viên đơn vị, trung tâm

• Thống kê danh sách nhân sự theo bộ phận, phòng ban, hình thức công tác

• Thống kê danh sách nhân sự nghỉ thai sản, nghỉ điều dưỡng sau tai nạn

• Thống kê danh sách nhân sự đến hạn nghỉ hưu

• Thống kê tỷ lệ hợp đồng lao động có thời hạn, lao động không thời hạn đang làm việc tại Tổng công ty

• Thống kê tỷ lệ các loại hợp đồng lao động đối với từng vị trí

• Thống kê tỷ lệ khen thưởng, kỷ luật trên từng bộ phận/vị trí/chức vụ

• Thống kê lý do nghỉ việc của nhân sự tại toàn Tổng công ty

• Báo cáo trình độ chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, tin học của nhân sự

• Báo cáo theo Bậc lương, độ tuổi, trình độ, ngành nghề của nhân sự

• Báo cáo chi tiết đánh giá của từng nhân sự theo thời gian

• Hệ thống phần mềm hỗ trợ xây dựng các điều kiện lọc tìm kiếm nhân sự theo

+ Trình độ: Đại học, cao đẳng…

+ Ngành nghề: Kiểm soát không lưu, nhân viên an ninh hàng không, nhân viên dự báo khí tượng, nhân viên quan trắc khí tượng ...

1. Quản lý Tuyển dụng nhân sự:

• Hệ thống phần mềm cho phép người dùng khai báo định biên cán bộ, định biên lao động tới từng vị trí công việc của từng đơn vị

• Hệ thống phần mềm cung cấp báo cáo thống kế số lượng định biên, số lượng thực tế, số lượng chênh lệch với mỗi vị trí tuyển dụng

• Hệ thống phần mềm hỗ trợ thiết lập và quản lý kế hoạch tuyển dụng hàng năm đối với từng đơn vị

• Tiếp nhận yêu cầu từ các Đơn vị, Tổng công ty dựa vào thông tin định biên và yêu cầu từ các Đơn vị sẽ đưa ra kế hoạch sử dụng lao động và tạo yêu cầu tuyển dụng.

• Tổng công ty đưa ra yêu cầu tuyển dụng và thông báo tuyển dụng trên trang web của công ty.

• Căn cứ vào thông tin ứng viên nộp hồ sơ, ứng viên đăng ký tại đơn vị nào thì đơn vị đó cập nhập hồ sơ vào phần mềm để phục vụ việc xét duyệt và lưu trữ hồ sơ ứng viên.

• Hệ thống phần mềm cho phép quản lý thông tin cá nhân của ứng viên (Họ tên, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, trình độ học vấn, chuyên ngành, trình độ tiếng anh, …)

• Cho phép người dùng có thể upload các file đính kèm như: Bằng cấp, chứng chỉ,…

• Tìm kiếm các yêu cầu tuyển dụng đã tạo, chỉnh sửa nội dung yêu cầu tuyển dụng

• Tìm kiếm các ứng viên đã cập nhật vào hệ thống, chỉnh sửa thông tin các ứng viên

• Phê duyệt hồ sơ ứng viên: Căn cứ vào yêu cầu nhân sự với chi tiết về yêu cầu của vị trí tuyển dụng sẽ thực hiện lọc hồ sơ, tích chọn vào những hồ sơ đạt yêu cầu.

• Đặt lịch phỏng vấn/thi tuyển: Bộ phận nhân sự thực hiện lập “Lịch phỏng vấn/thi tuyển” cho từng ứng viên: khai báo chi tiết thời gian phỏng vấn/thi tuyển, người thực hiện phỏng vấn/thi tuyển.

• Cập nhập kết quả thi/phỏng vấn của từng ứng viên, kết quả thi/phỏng vấn có 2 dạng 1 dạng là chấm điểm 1 dạng là đạt hay không đạt

• Phần mềm cung cấp báo cáo kết quả thi/phỏng vấn sắp xếp theo tổng điểm giảm dần.

• Thông báo kết quả thi/phỏng vấn.

• Chuyển ứng viên đã đạt sang hồ sơ nhân sự

• Quyết định nhận việc: Cập nhập quyết định nhận việc và bàn giao nhân sự mới về bộ phận yêu cầu. AMC không thử việc mà sẽ ký hợp đồng 1 năm với ứng viên đạt.

• Tiếp nhận ứng viên trúng tuyển và cập nhật hồ sơ nhân sự

• Báo cáo theo dõi tình trạng, quá trình tuyển dụng nhân sự

• Báo cáo thống kê danh sách hồ sơ không đạt

• Báo cáo theo lũy kế từng tuần, tỷ lệ tuyển dụng giữa các tuần, các tháng trong năm

• Thống kê ứng viên đã tuyển được trong khoảng thời gian nhất định

  1. Quản lý Đào tạo – Huấn luyện nhân sự:

• Hệ thống cho phép người dùng xây dựng và khai báo các tiêu chuẩn chức danh đối với từng vị trí công tác. Mỗi tiêu chuẩn chức danh có mức điểm đạt nhất định, có chức năng so sánh trình độ hiện tại của mỗi nhân sự với chức danh đang nắm giữ:

+ Xây dựng cây chức danh

+ Lập mức năng lực cho từng chức danh. Những khóa học và điểm tối thiểu đạt mức năng lực.

• Từ tiêu chuẩn chức danh đơn vị xây dựng kế hoạch đào tạo cho từng nhân sự trong năm tiếp theo. Mỗi đơn vị có kế hoạch đào tạo cho từng khối (7 khối: Không lưu, thông tin,…). Phần mềm cho phép đơn vị khai báo kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo theo từng khối từng nhân sự tham gia

• Phần mềm cho phép duyệt kế hoạch đào tạo cho từng đơn vị. Từ kế hoạch đào tạo Tổng công ty đưa ra kinh phí đào tạo xuống từng đơn vị và bộ phận nhân sự cập nhập thông tin kinh phí này trên phần mềm. Sau khi được Tổng công ty xét duyệt đơn vị tiến hành đào tạo

• Từ thông tin được xét duyệt và kinh phí đào tạo, đơn vị lựa chọn nhân sự tham gia, lựa chọn đối tác, thời gian đào tạo, xác định số lớp, số người từng lớp. Phần mềm cho phép người dùng cập nhập các thông tin chi tiết về số lớp, nhân sự, thời gian đào tạo… trên phần mềm

• Hệ thống sẽ đánh giá mức độ đạt hay không đạt của nhân sự để Đơn vị có cơ sở xét duyệt lên chức danh cho cán bộ

• Hệ thống phần mềm hỗ trợ upload File scan các thông tin về hồ sơ dữ liệu, khoá học, khoá huấn luyện theo đặc thù của AMC

• Hệ thống cho phép cập nhập kết quả đào tạo vào hồ sơ nhân sự.

• Hệ thống phần mềm hỗ trợ thống kê danh sách các khóa huấn luyện – đào tạo, số lượng người từng khóa, số lượng nam – nữ, hình thức đào tạo:

+ Hệ thống có chức năng thống kê các nhân viên đủ điều kiện (tham gia đầy đủ các khóa học cần thiệt, đủ thời gian công tác, hoàn thành các khóa học) để đề xuất lên chức danh.

+ Hệ thống phần mềm thống kê danh sách quá trình lên chức danh theo từng nhân sự, phòng ban

• Thực hiện đưa ra các thống kê, báo cáo của nhân sự sau khoá đào tạo, bồi dưỡng

+ Thống kê danh sách nhân sự được cử đi đào tạo theo từng khóa học, bồi dưỡng

+ Thống kê tỷ lệ nhân sự đạt và không đạt sau khoá học theo khoá học, nhân sự, đơn vị,...

+ Thống kê thông tin đào tạo (số lần thi, trượt, thi lại, số lần kỷ luật)

+ Báo cáo mức năng lực, trinh độ của mỗi nhân sự đạt được sau khoá đào tạo trên toàn Tổng công ty

+ Báo cáo thời lượng đào tạo trong tuần/ tháng/ quý/ năm theo thời gian đào tạo, chi phí, số lượng, học viên, phòng ban, khóa học….

• Quản lý giấy phép năng định nhân viên hàng không

+ Hệ thống phần mềm hỗ trợ upload File scan các loại giấy phép năng định nhân viên đảm bảo hoạt động bay

+ Hệ thống thống kê danh sách nhân sự đã được cấp giấy phép năng định theo các điều kiện lọc tìm kiếm.

+ Hệ thống cho phép cập nhập thời gian thi cấp giấy phép (lần đầu), thời hạn của năng định

+ Báo cáo những năng định sắp hết hạn, cảnh báo thời hạn thi năng định, thi gia hạn

+ Cập nhập kết quả thi năng định

• Hệ thống cho phép cập nhập hồ sơ thực hiện bay làm quen gồm các thông tin:

+ Chặng bay (trong nước, nước ngoài): từ sân bay, đến sân bay

+ Hãng hàng không

+ Tiền bồi dưỡng mỗi chặng bay

• Xây dựng cơ sở dữ liệu và lưu trữ hồ sơ giáo viên, huấn luyện viên

• Hệ thống cho phép cập nhập đoàn công tác: đoàn ra, đoàn vào, chi phí phát sinh

• Hệ thống phần mềm cho phép người dùng cập nhập thông tin đánh giá năng lực HLVKL, KSVKL, đánh giá năng lực nhân viên kỹ thuật.

• Hệ thống cho phép in chứng chỉ hoàn thành khóa học cho những cán bộ, nhân sự đạt yêu cầu

  1. Quản lý chấm công:

• Import Bảng chấm công từ file excel vào Hệ thống phần mềm Quản lý nhân sự, Hệ thống phần mềm hỗ trợ cho sửa lại ngày chấm công.

• Phần mềm cho phép người dùng khai báo các loại ngày công, mỗi loại đặt ký hiệu riêng để đưa vào bảng chấm công

+ Làm việc (làm giờ hành chính, làm ca ngày/ca đêm, online)

+ Nghỉ lễ

+ Nghỉ phép

+ Nghỉ việc riêng có lương

+ Nghỉ việc riêng không lương

+ Nghỉ ốm đau, thai sản, dưỡng sức

+ Thêm giờ

+ Trực ngày lễ

+ Tạm đình chỉ công việc

+ Rời khỏi dây chuyền cung cấp dịch vụ (để huấn luyện; do không có năng định; không đạt tiếng Anh, mức đánh giá năng lực…)

·Thông tin trên bảng chấm công mà người dùng import vào Hệ thống phần mềm:

+ Mã nhân viên

+ 31 cột tương ứng với các ngày trong tháng

+ Tổng số công hưởng lương thời gian

+ Tổng số công nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% LCB

+ Tổng số giờ làm thêm ngày thường

+ Tổng số giờ làm thêm ngày nghỉ

+ Tổng số giờ làm thêm ngày lễ

·Cấu trúc file Excel dựa trên sự tư vấn để đảm bảo tương thích với cấu trúc Hệ thống phần mềm

·Quản lý, theo dõi, cập nhật tình hình chấm công cho từng nhân sự trong đơn vị theo đúng lịch làm việc thực tế. Từ đó hỗ trợ việc tính lương của nhân sự

·Hệ thống phần mềm sẽ xây dựng chấm công riêng đối với một số bộ phận đặc thù như: Kiểm soát không lưu,... có sự chấm công theo ca kíp, có người ra người vào không giống nhau để hỗ trợ quản lý

·Hệ thống phần mềm cho phép quản lý nghỉ phép của nhân sự trong toàn Tổng công ty

+ Thiết lập quy định số ngày nghỉ phép của nhân sự trong năm

+ Theo dõi số ngày nghỉ phép, số phép còn lại của nhân sự, Thống kê dữ liệu ngày nghỉ phép của người lao động trong Tổng công ty

+ Đăng ký làm thêm giờ, ra ngoài, nghỉ phép/ công tác/ học tập, ...

+ Quản lý các ngày nghỉ không lương và có lương của nhân sự

• Hệ thống phần mềm sẽ thiết lập duyệt thông tin của nhân viên đăng ký nghỉ phép (nếu cần)

  1. Quản lý lương, bảo hiểm, thuế TNCN

2.5.1. Quản lý tiền lương & các khoản thưởng, phụ cấp

• AMC trả lương vào 2 đợt trong tháng:

+ Đợt 1: Tạm ứng (không tính toán)

+ Đợt 2: Tính lương trong tháng của từng nhân viên – khoản tạm ứng của đợt 1

• Tiền lương AMC gồm:

+ Lương chức danh (đóng BHXH): Lương theo cấp bậc, chức vụ + phụ cấp thâm niên vượt khung + phụ cấp thu hút + phụ cấp khu vực + phụ cấp nặng nhọc độc hại, nguy hiểm

+ Lương ca đêm, thêm giờ, lương cho những ngày chưa nghỉ phép trong năm: theo quy định của Bộ luật lao động

+ Lương năng suất: Hệ số lương năng suất + hệ số cộng thêm vị trí + hệ số cộng thêm năng định

+ Lương giờ điều hành bay: Chỉ áp dụng cho khối Kiểm soát không lưu, chi trả theo giờ thực tế điều hành bay

• Đầu năm AMC xác định tổng quỹ lương kế hoạch trong năm, đơn giá lương năng suất. Phần mềm cho phép khai báo tổng quỹ lương kế hoạch, đơn giá lương năng suất theo từng năm.

• Hệ thống cho phép cập nhập các hệ số để quản lý tiền lương chức danh theo chế độ chính sách của nhà nước và Tổng Công ty:

+ Cập nhật mức lương cơ bản

+ Hệ số lương, Hệ số cấp bậc

+ Hệ số khu vực (theo quy định của nhà nước)

+ Hệ số thu hút (theo quy định của nhà nước)

+ Hệ số thâm niên vượt khung (tự xây dựng)

+ Hệ số độc hại (tự xây dựng)

• Quản lý tiền lương ca đêm, thêm giờ, lương cho những ngày chưa nghỉ phép trong năm: theo quy định của Bộ luật lao động.

+ Dựa vào bảng chấm công và hệ số thêm giờ theo quy định để tính toán

+ Bảng chấm công thêm giờ, ca đêm nhập theo giờ

+ Lương ca đêm, thêm giờ = (Lương chức danh/ tổng ngày công trong tháng)/8 giờ * số giờ làm thêm * Hệ số thêm giờ (lễ, thường, chủ nhật,…)

• Quản lý tiền lương năng suất:.

+ Hệ số năng suất: Mỗi vị trí công tác sẽ có 2 khái niệm hệ số năng suất:

• Hệ số phân bổ lương năng suất (mỗi 1 vị trí chỉ có 1 hệ số phân bổ lương năng suất)

• Hệ số chi trả lương năng suất (mỗi 1 vị trí có các mức chi trả lương năng suất khác nhau, tối đa 5 mức)

+ Ngoài hệ số năng suất còn có 2 loại hệ số cộng thêm:

• Hệ số cộng thêm theo vị trí

• Hệ số cộng thêm năng định

+ Lương năng suất chia làm 2 loại: Lương năng suất tháng và lương năng suất năm

• Lương năng suất hàng tháng:

• Phân bổ lương năng suất từ Tổng công ty cho các Đơn vị, Trung tâm thành viên:

            Hàng tháng dựa trên hệ số phân bổ lương năng suất của Tổng công ty theo từng vị trí công tác tính ra được Tổng hệ số phân bổ lương năng suất cho từng đơn vị.

            Số tiền lương năng suất cho từng đơn vị = Tổng hệ số phân bổ lương năng suất cho từng đơn vị * Đơn giá lương năng suất

            Sau khi nhận được Tổng tiền lương năng suất, đơn vị sẽ chủ động chi trả cho từng nhân viên

• Chi trả lương năng suất cho từng nhân viên trong 1 đơn vị

+ Đơn vị có 2 lựa chọn:

            Từ tổng lương năng suất của đơn vị bổ cho từng cá nhân dự trên hệ số chi trả và hệ số hoàn thành công việc của từng cá nhân

            Từ tổng lương năng suất của đơn vị phân bổ tiếp 1 lần nữa cho các ban dựa trên hệ số phân bổ từng cá nhân của từng ban ra được Tổng lương năng suất cho từng ban. Từ lương năng suất của từng ban chi trả cho từng cá nhân trong ban dựa trên hệ số chi trả và hệ số hoàn thành công việc của từng cá nhân trong ban.

            + Cách tính lương năng suất cho từng nhân viên

            Cuối tháng AMC sẽ đánh giá mực độ hoàn thành công việc của từng nhân viên (A2,A1,A,B,C,D). Mỗi mức độ tương ứng với 1 hệ số nhất định.

            Dựa vào hệ số chi trả và hệ số hoàn thành công việc phần mềm tính ra Tổng phân bổ

            Tổng phân bổ = SUM (Hệ số chi trả * Hệ số hoàn thành công việc) của các nhân viên trong đơn vị (hoặc ban).

            Lương năng suất của từng nhân viên = (Tổng lương năng suất của đơn vị (hoặc ban)* Hệ số chi trả* Hệ số hoàn thành công việc) / Tổng phân bổ

• Lương năng suất cuối năm

            Tại thời điểm cuối năm, sau khi chi trả hết các khoản lương thưởng cho nhân viên. Phần mềm tính ra được tổng chi lương trong năm. Tổng chi lương trong năm sẽ khác với quỹ lương năm đó, số chênh lệch sẽ được đẩy vào Lương năng suất cuối năm để phân bổ và chi trả cho các nhân viên.

            Lương năng suất cuối năm = Tổng quỹ lương trong năm – Số chi lương trong năm.

• Phân bổ lương năng suất cuối năm cho các Đơn vị, Trung tâm thành viên

            Dựa trên hệ số phân bổ lương năng suất của Tổng công ty theo từng vị trí công tác tính ra được Tổng hệ số phân bổ lương năng suất.

            Số tiền lương năng suất cuối năm cho từng đơn vị = Lương năng suất cuối năm * Hệ số phân bổ lương năng suất cho từng đơn vị / Tổng hệ số phân bổ lương năng suất

            Sau khi nhận được Tổng tiền lương năng suất cuối năm, đơn vị sẽ chủ động chi trả cho từng nhân viên tương tự công thức chi trả theo từng tháng (Tiêu thức phân bổ lấy theo hệ số chi trả và hệ số hoàn thành công việc của cả năm)

• Quản lý tiền lương giờ điều hành bay:

+ Tại mỗi vị trí có đơn giá cố định riêng. Phần mềm cho phép người dùng khai báo bảng đơn giá lương giờ của kiểm soát viên không lưu theo từng vị trí.

+ Tùy tình hình hoạt động của công ty, sẽ điều chỉnh lại đơn giá lương giờ = đơn giá cố định * hệ số điều chỉnh. Phần mềm cho phép khai báo hệ số điều chỉnh lương giờ theo từng tháng

+ Phần mềm cho phép khai báo số giờ làm theo từng vị trí cho từng kiểm soát viên không lưu

+ Phần mềm tự tính tiền lương giờ = Số giờ làm * đơn giá cố định * hệ số điều chỉnh

• Hệ thống phần mềm cho phép quản lý:

+ Thiết lập các giá trị tính lương theo từng tháng, theo từng Khối, Trung tâm, Bộ Phận, Phòng ban, ...

+ Nhập diễn biến lương (Các quyết định tăng lương, giảm lương,…)

+ Xét tăng lương theo định kỳ

+ Quản lý quá trình tăng lương

+ In bảng lương thực lãnh

+ In sao kê lương (từ trên 1 tháng)

+ In bảng lương thanh toán qua ngân hàng (nếu có)

+ In bảng lương bình quân của 1 nhân sự trong cả năm

+ Thống kê khoản thu nhập theo từng nhân sự

+ Các khoản giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc

+ In phiếu lương (payslip)

• Quản lý các phụ cấp lương theo quy định nhà nước và của riêng đơn vị:

+ Các khoản phụ cấp: tiền cơm, điện thoại, xăng xe, nhà ở, nuôi con nhỏ, ưu đãi, độc hại, trách nhiệm, quản lý, thâm niên, đồng phục…

+ Điều chỉnh phụ cấp điện thoại, xăng, …dựa trên ngày công

+ Tổng hợp các khoản phúc lợi, các khoản thưởng dịp Lễ, Tết, …

+ In các bảng lương phụ cấp, phúc lợi thưởng dịp Lễ, Tết, ...

+ Tính bảng lương từng tháng cho từng khối, trung tâm, bộ phận, phòng ban, …

+ Hỗ trợ người dùng thực hiện thay đổi hệ số lương nếu có sự thay đổi

+ Không quản lý nghỉ mát, du lịch trên phần mềm

• Hệ thống phần mềm ghi nhận toàn bộ quá trình lương của nhân sự trong Tổng công ty, Đơn vị và thực hiện cập nhật quá trình lương khi có sự thay đổi

• Hệ thống phần mềm thực hiện Xét tăng lương cho nhân sự đến hạn nâng lương

+ 1 năm xét 2 lần nâng bậc. Tháng 1 xét cho danh sách nâng bậc từ tháng 1 đến tháng 6. Tháng 6 xét cho danh sách nâng bậc từ tháng 6 đến tháng 12.

+ Cung cấp báo cáo những nhân sự sắp đến kỳ nâng bậc lương (Đủ 3 năm, hoặc 2 năm tùy vị trí)

+ Cung cấp báo cáo những nhân sự sắp đến kỳ nâng bậc có các trường hợp:

• Thi trượt năng định

• Vi phạm kỳ luật

• Sinh con thứ 3

2.5.2. Quản lý Bảo hiểm:

- Quản lý quá trình đóng bảo hiểm của từng cán bộ, hỗ trợ xuất các báo cáo về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, … theo quy định nhà nước (mẫu 02, 03, …)

- Hệ thống phần mềm hỗ trợ tính BHXH và xuất các File báo cáo theo các mẫu hiện có tại AMC

- Kinh phí công đoàn: Bằng 1% tính trên tổng lương sau khi trừ bảo hiểm và thuế TNCN nhưng không quá 10% mức lương cơ sở

- Hệ thống phần mềm cho phép lưu trữ, theo dõi, tìm kiếm dữ liệu đóng BHXH của nhân sự trong toàn Tổng công ty

- Hệ thống phần mềm theo dõi quá trình tăng giảm, truy thu/truy lĩnh BHXH của cá nhân/phòng ban, đơn vị, ... tại AMC

- Theo dõi danh sách nhân viên chưa tham gia bảo hiểm

- Thiết lập và theo dõi danh sách tờ khai, Quản lý đăng ký bảo hiểm không bắt buộc

- Quản lý hạn mức và mức khấu trừ theo từng tháng, Thống kê nhân sự tham gia bảo hiểm không bắt buộc theo hạn mức và mức khấu trừ

- Lập tờ khai chế độ để nộp cho BHXH: ốm đau, thai sản, ….

- Cập nhật quá trình tham gia BH bắt buộc: bảo hiểm y tế, xã hội, thất nghiệp, …

- Quyết toán BHXH, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thất nghiệp, … với cơ quan thuế

- Hệ thống phần mềm hỗ trợ In bảng đóng BHXH của nhân sự trong từng bộ phận

2.5.3. Quản lý Thuế TNCN:

+ Cập nhật danh sách nhân sự tính thuế TNCN, không tính thuế TNCN

+ Cập nhập danh sách người phụ thuộc (sử dụng chung với bảng nhân thân bên nhân sự, 2 bộ phận nhân sự và lương đều có quyền truy cập chỉ sửa và bổ sung bảng này). Trong bảng nhân thân có cột đánh dấu người phụ thuộc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc

+ AMC trả lương nhiều lần trong tháng: Thuế TNCN cũng được trừ tại thời điểm chi lương.

+ Các khoản thưởng: 1 số khoản thưởng bị tính thuế TNCN, 1 số không bị tính thuế

+ Lập quyết toán thuế TNCN theo tháng, quý, năm

+ Tổng hợp thuế TNCN, Export dữ liệu thuế TNCN sang Excel để báo cáo thuế TNCN

1. Quản lý Thi đua khen thưởng:

• Phần mềm cho phép người dùng khai báo danh sách Danh hiệu thi đua khen thưởng (VD: Sáng kiến, kỷ niệm chương, chiến đầu cơ sở,…)

• Đầu năm Tổng công ty xây dựng kế hoạch phát động thi đua cả năm: Có 2 loại thi đua ngắn hạn và thi đua dài hạn. Phần mềm cho phép người dùng khai báo các kế hoạch phát động thi đua trong năm (bao gồm các thông tin thời hạn gửi, đơn vị, tỷ lệ (số người khen thưởng,..)).

• Phần mềm cho phép khai báo bộ tiêu chí đánh giá để bình xét từng Danh hiệu thi đua khen thưởng. VD tiêu chuẩn đề bình xét chiến đấu ngành thì phải có 3 năm đạt chiến đấu cơ sở, ông A đã đạt chiến đấu cơ sở năm 2019 và 2020, năm 2021 ông A chưa được đạt chiến đấu cơ sở nhưng đang được đơn vị đề xuất chiến đấu cơ sở, thì ông A có khả năng được bình xét chiến đấu ngành nếu ông A đạt chiến đấu cơ sở năm 2021. Vì vậy trên bảng chỉ tiêu đánh giá bình xét chiến đấu ngày chỉ tiêu phải đạt chiến đấu cơ sở người dùng sẽ khai báo là 2 để ông A có thể đủ tiêu chí bình xét cả chiến đấu cơ sở và chiến đấu ngành năm 2021. Có những bằng khen tức thời không có giá trị để tham gia duyệt cho đề xuất tiếp theo. Phần mềm có chức năng để người dùng chủ động đánh dấu các mục này.

• Hệ thống phần mềm tự động tính và trả kết quả những cán bộ đủ tiêu chí bình xét với từng Danh hiệu thi đua khen thưởng:

+ Thống kê đưa ra danh sách cán bộ đủ điều kiện khen thưởng

+ Báo cáo chi tiết khen thưởng của bộ phận/ chức vụ/ vị trí

+ Phân tích tỷ lệ khen thưởng trên từng bộ phận/ vị trí/ chức vụ

+ Phân tích so sánh khen thưởng giữa các nhân sự, bộ phận, phòng ban

• Đơn vị bình xét thi đua và gửi danh sách cán bộ, lao động được đề xuất tương ứng với mỗi kế hoạch thi đua trên Tổng công ty phát động. Phần mềm cho phép đơn vị khai báo chi tiết từng nhân sự được đề xuất, ngày đề xuất,…

• Sau các đợt sơ kết thi đua ngắn hạn, tổng kết thi đua hàng năm. Phần mềm có chức năng duyệt các nhân sự được khen thưởng (dựa vào danh sách đề xuất của từng đơn vị)

• Khen thưởng:

+ Khen thưởng theo quy chế (không đưa vào tính thuế TNCN). Đối với khen thưởng theo quy chế, mỗi Danh hiệu thi đua khen thưởng có hệ số thưởng cố định. Tiền thưởng = hệ số thưởng * lương tối thiểu. Phần mềm cho phép người dùng khai báo hệ số thưởng tương ứng với mỗi Danh hiệu thi đua khen thưởng.

+ Khen thưởng đột xuất: chi từ quỹ riêng và có tính thuế TNCN: Khi có sự vụ đột xuất (cán bộ, lao động xử lý tốt) và đơn vị gửi đề xuất khen thưởng lên Tổng công ty à Trình hội đồng công đoàn tài chính à Ra quyết định khen thưởng kèm số tiền thưởng.

+ Cập nhật quá trình khen thưởng

+ Tổng hợp quá trình khen thưởng

• Hệ thống phần mềm sẽ cho phép thống kê, báo cáo thi đua khen thưởng theo từng cá nhân, tập thể:

  1. Hệ thống Pop-up cảnh báo:

• Hệ thống phần mềm hiển thị hộp thoại cảnh báo khi người dùng vừa đăng nhập vào Hệ thống phân loại cảnh báo theo từng user đăng nhập.

+ Danh sách các cán bộ sắp đến ngày sinh nhật theo khoảng thời gian quy định tại AMC

+ Hiển thị danh sách các cán bộ đến hạn nâng lương, đến hạn hợp đồng, hết hạn chịu kỷ luật, sắp về hưu theo thông tin đã được khai báo trên Hệ thống phần mềm

+ Hệ thống phần mềm sẽ hiển thị thông báo danh sách cán bộ sắp đến hạn được bổ nhiệm lại trước 3 tháng để bộ phận nhân sự triển khai chuẩn bị các thủ tục bổ nhiệm

+ Các cảnh báo khác đã được xây dựng thành các báo cáo trong các module chi tiết để người dùng chủ động kiểm tra.

1. Quản lý Hồ sơ, Tài liệu:

• Hệ thống có danh mục các tài liệu, các thông tin cơ bản của tài liệu như số, ngày ban hành, ghi chú. Phần mềm cho phép upload các file tài liệu lên phần mềm theo danh mục tài liệu.

• Hệ thống sẽ cho phép người dùng phân quyền tải Tài liệu như: quy phạm pháp luật, thông tư, nghị định của nhà nước về lao động, nội quy cơ quan, quy định nội bộ, thoả ước lao động tập thể, ... lên hệ thống. Hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ để người dùng trong toàn hệ thống có thể tra cứu những văn bản quy phạm này theo phân quyền.

  1. Phân quyền và Quản trị hệ thống:

• Thiết lập hệ thống quản lý và phân vùng, cập nhật dữ liệu quản lý theo mô hình đặc thù của Tổng công ty (tổng công ty, chi nhánh, trung tâm, phòng ban): Quản lý cơ cấu tổ chức trên toàn Tổng công ty

• Thiết lập cơ chế phân quyền chi tiết theo Chi nhánh, Trung tâm, theo Cấp quản lý, theo Bộ phận/Phòng ban/Chức năng, theo Phân hệ.

• Các Chi nhánh, Trung tâm được phân quyền sử dụng các Phân hệ sau:

+ Phân hệ quản lý Hồ sơ nhân sự

+ Phân hệ quản lý Tiền lương

+ Phân hệ quản lý Bảo hiểm, Thuế thu nhập cá nhân

• Thiết lập các cơ chế phân quyền người dùng theo đặc thù của Quý công ty Phân quyền

người dùng theo 03 lớp:

+ Theo vùng địa lý: phân quyền theo từng đơn vị,

VD: Người dùng tại Công ty Quản lý bay miền Nam chỉ được quyền truy cập vào vùng dữ liệu quản trị nhân sự của Công ty Quản lý bay miền Nam, không thể truy cập vào các vùng dữ liệu khác trên hệ thống

+ Theo nghiệp vụ: cán bộ phụ trách nghiệp vụ nào sẽ được phân quyền sử dụng chức năng tương ứng

VD: Cán bộ phụ trách tiền lương sẽ được truy cập vào các chức năng liên quan đến tiền lương của hệ thống, không thể sử dụng các chức năng khác, chẳng hạn như đào tạo.

+ Theo thông tin hồ sơ nhân sự: cán bộ phụ trách nghiệp vụ nào sẽ được quyền truy cập vào vùng thông tin trên hồ sơ nhân sự tương ứng

VD: Cán bộ quản lý bảo hộ lao động sẽ chỉ được truy cập vào thông tin bảo hộ lao động trên hồ sơ nhân sự, không được truy cập vào phần thông tin tiền lương

• Quyền được truy cập thông tin có 03 cấp độ: được cập nhập (edit), chỉ xem (view) và không được truy cập (no access).

• Thiết lập cơ chế sao lưu định kỳ trên phần mềm để đảm bảo an toàn dữ liệu.

• Xây dựng Tìm kiếm tài liệu theo các tiêu chí, các trường lọc hỗ trợ để khai thác tối ưu hệ thống.

XEM THÊM ==> Hướng dẫn cài đặt chi tiết

HÌNH ẢNH DEMO

MỌI THẮC MẮC Liên hệ theo thông tin gmail hoặc số điện thoại để hỗ trợ cài đặt

Nguồn: Topcode.vn